هنر كارشناس روابط عمومي بودن

هنر كارشناس روابط عمومي بودن فشين نوري، مدير روابط عمومي بيمه پارسيان؛ كارشناس ارتباطات و كارشناس ارشد مديريت رسانه – در اين يادداشت سعي شد به طورخلاصه مجموعه اي از فعاليت هاي كلي يك روابط عمومي و تاثير آن را در يك سازمان اشاره شود چرا كه پرداختن به جزييات فعاليت روابط عمومي و كاركردها و اثرات آن همان طور كه گفته صحبت ها و مطالب بسياري گفته شده و هنوز هم پتانسيل فراواني براي آن وجود دارد تا مورد تحقيق و نگارش قرار بگيرد. شبكه اطلاع رساني روابط عمومي ايران (شارا)-|| تا امروز در مورد سختي ها و مشكلات روابط عموميها و حتي شيريني هاي كار كردن در روابط عمومي سخن بسيار گفته شده است و آسيب شناسي ها و تحليل هاي بسياري در اين زمينه ارائه شده است، اما چرا همواره نظرات در مورد روابط عمومي ها با تضادهاي فراواني روبروست، مخصوصا آنجا كه بحث اعتقاد مديران عالي سازماني به روابط عمومي پيش مي آيد و همواره دو نظر روبروي هم قرار دارند و آن اينست كه يك مديرعامل يا جمع مديران عالي رتبه سازمان به روابط عمومي اعتقاد دارند يا اعتقاد ندارند. به نظر مي رسد آن گونه هم همه نظرات سياه و سفيد و صفر و صد باشند نيست و گاهي حتي كساني كه به روابط عمومي اعتقادي نداشته اند در برهه هاي زماني خاص اتفاقاً به سراغ روابط عمومي رفته و از اين حرفه كمك گرفته اند و بالعكس. اين موضوع هم گاهي صادق است كه مديراني كه اعتقاد زيادي به روابط عمومي داشته اند در جايي كه بايد از روابط عمومي مشورت مي گرفتند به يكباره فراموش كرده و خود به جاي روابط عمومي تصميم گيري نموده و عمل كرده اند. البته اينجا به نتيجه كاري نداريم و موضوع اصلي جايگاه روابط عمومي است جايگاهي كه نه در حرف بلكه به صورت عملي و حرفه¬اي همواره نشان داده كه نقش پررنگ و به سزايي حتي در موفقيت و عدم موفقيت كلي يك سازمان ايفا كند. اين جايگاه كه از قضا در بسياري از جاها جايگاه ويژه اي هم هست در طول دوران مختلف همواره دستخوش تغييراتي بوده اما آنچه امروز مي بينيم و برآيند اين تحولات به ما نشان مي دهد اين است كه روابط عمومي روند رو به رشد و توسعه خود را همواره ادامه داده و اكنون جزو حرفه ها و فعاليت هاي به روز در دنياست كه به سرعت خود را با تغييرات و پيشرفت ها وفق داده و هيچ-گاه عقب نمانده است، البته اينجاست كه هنر فعالان اين حوزه خود را نشان مي دهد و حرفه اي هاي روابط عمومي راه شان از غير حرفه اي ها و تحميلي ها جدا مي شود چرا كه بايد كسي كه شغل روابط عمومي را انتخاب كرده خود را به سرعت با اين تغييرات وفق دهد و خود را آماده تحولات بداند تا از قافله رشد روابط عمومي عقب نماند. در اين گفتار سعي بر اين است كه از زواياي مختلفي كارشناس بودن در روابط عمومي و حرفه اي بودن را مورد بررسي قرار دهيم تا شايد براي مديران عالي كه همواره با روابط عمومي ها سر و كار دارند موضوع اندكي شفاف تر شود و فعاليت اين حرفه برايشان قابل درك بيشتري واقع شود. اشاره به نكته روزآمد بودن و تطابق با تحولات روز دنيا بودن در ابتداي موضوع به اين دليل بود كه شايد يكي از مهمترين نكته ها براي يك كارشناس حرفه اي روابط عمومي مي باشد تا هنر خود را به بهترين نحو در اين حرفه به كار گيرد. در اينجا قصد نداريم كه وظايف روابط عمومي ها را دوباره يادآور شويم اما اشاره به مهمترين هاي اين وظايف و نحوه مواجهه با آن خود باعث شناخت بيشتري از روابط عمومي خواهد شد. صد البته براي يك روابط عمومي كارآمد و موفق چه بخواهيم مديري موفق باشيم يا كارشناسي موفق؛ عشق و علاقه به حرفه روابط عمومي اولويت اول به حساب مي آيد و بدون علاقه و عشق به شغل و حرفه روابط عمومي شما هرگز نمي توانيد به يك مدير موفق، كارشناس موفق و در مجموع روابط عمومي موفقي باشيد. در سازمان ها همواره علاوه بر نگاه مديريت عالي سازمان، ساير مديران و كاركنان هم ديدگاه هايي در مورد روابط عمومي ها دارند و اين ديدگاه ها با كاركرد مثبت روابط عمومي و عشق و علاقه اي كه كاركنان و كارشناسان هر روابط عمومي از خود نسبت به حرفه شان نشان مي¬دهند تبديل به ديدگاه هاي مثبتي خواهد شد و جواب سوالي كه ساير كاركنان از خود در خصوص كار و فعاليت روابط عمومي مي پرسند در عمل داده خواهد شد و مطمئنا بدون عشق و علاقه به حرفه روابط عمومي، جايگاه آن را در سازمان در حد يك واحد معمولي، بي تفاوت و كنار افتاده تنزل خواهد يافت. در نكته بعدي بايستي به تخصصي بودن كارهاي مختلفي كه در حوزه روابط عمومي انجام مي پذيرد بپردازيم و اينكه هر كارشناس روابط عمومي چه در حوزه تبليغات، طراحي، روابط عمومي الكترونيك و چه در حوزه ارتباطاتي روابط عمومي اعم از ارتباطات درون سازماني يا بيرون سازماني مي بايستي كاملا حرفه اي و مسلط به كار خود باشد و آموزش هاي لازم را ديده و همواره نيز در حال آموزش ديدن باشد، علي الخصوص امروزه كه روابط عمومي الكترونيك با ظهور شبكه هاي اجتماعي و رسانه هاي قدرتمند آنلاين به خط مقدم سازمان ها تبديل شده است. قصد نقض موضوع برون سپاري را نداريم اما بسياري از كارهايي كه برون سپاري مي شوند در خود روابط عمومي ها به راحتي قابل انجام هستند به شرطي كه كارشناسان دقيقا به وظايف خود آشنا شوند و به آن ها همواره وظايفشان يادآوري شود تا خداي نكرده برون سپاري همه امور، كارشناسان را به كاربرهاي معمولي كه براي انجام هر كاري فقط بايد يك تماس بگيرند تبديل نشوند. تماس با طراح بيرون، تماس با كارشناسان بيروني سايت، تماس با كسي كه خبر بنويسد، تماس با سازنده كليپ، تماس با كارشناس شبكه اجتماعي و ... كه حرفه اي بودن كارشناسان و هنر آنان در شناخت شغل و حرفه خود باعث مي شود بسياري از حجم اين تماس ها كاسته شود، كارها چابك¬تر و با سرعت بيشتر انجام و نتايج هم در بسياري از اوقات بهتر هستند چرا كه شناختي كه ما از سازمان خود، انتظارات، وظايف و عملكردها و خواسته هايش داريم هيچ¬كدام از كارشناسان بيرون ندارند و از اين رو باز هم اين كارشناسان داخل روابط عمومي هستند كه مي توانند با هنر خود، خواسته هاي سازمان را به بهترين نحو ممكن عملي نمايند. به طور مثال پروژه محور بودن روابط عمومي بسيار نكته حائز اهميتي است و اينكه براي كاري كه به ما محول مي شود از ابتدا پروژه اي تعيين كنيم و وظايف هركدام از همكاران را مشخص نماييم و زمان بندي را هم تعيين كنيم. اينجاست كه پس از اجراي پروژه (كه ابعاد آن زياد اهميتي ندارد و مي تواند از كارهاي كوچك تا يك كار بزرگ سازمان براي آن پروژه تعريف كرد) و ديدن نتايج، مشخص مي شود كه اين نظم و هماهنگي و حرفه اي گري روابط عمومي چگونه در يك فعاليت سازماني خود را نشان داده و كارها به بهترين شكل ممكن انجام شده اند. توليد محتوا و آرشيو در روابط عمومي از نكات مهم ديگري است كه همواره بايد مورد توجه قرار گيرد، امروزه ديگر لازم نيست روابط عمومي منتظر باشد تا كاري به وي محول شود و سپس در مورد آن كار شروع به توليد محتوا كند و چه بسا در بسياري موارد عجله براي يك توليد محتواي فوري نتايج جالبي نخواهد داشت و از ارزش كار روابط عمومي كاسته خواهد شد. كليپ هاي تصويري، پوسترها و تصاوير تبليغاتي كه ممكن است فوراً مورد استفاده نباشند اما با پيش بيني روابط عمومي در مورد فعاليت هاي آتي سازمان اين موارد لازم خواهند بود و لذا زماني كه آرشيو، سرشار از محتواهاي مختلف باشد و توليدهايي كه براي بعداً انجام شده اند و ما فقط كافي است به آن مراجعه كنيم و با اندك تغييرات و به روز رساني هايي در سريع ترين زمان ممكن مورد استفاده قرار دهيم. پس لزوماً نبايد نياز آني سازمان مبناي توليد فعاليت هاي روابط عمومي باشد. حتي در خصوص خبر و گزارش نيز اين امر كاملاً صادق است و روابط عمومي حرفه اي و چابك همواره خبرها و گزارش هايي براي انتشار فوري در مواقع لزوم بصورت آماده دارد و اين ها هم به هنر مدير و كارشناس روابط عمومي برمي گردد كه تا چه حد شناخت از سازمان خود داشته باشند و تا چه حد آمادگي حرفه اي داشته باشند تا در مواقع لزوم، در كمترين زمان ممكن به كمك سازمان خود بيايند. در مواقعي كه بحراني در عملكرد يك سازمان اتفاق مي افتد و بايد شفاف سازي بگيرد يا اطلاع رساني به موقعي انجام شود بازهم نقش روابط عمومي در كسب اطلاع دقيق از جزييات موضوعي كه موجب بحران در سازمان شده است از نكات حائز اهميت است تا در زماني كه آن را زمان طلايي اطلاع رساني مي توان ناميد به بهترين شكل اين كار را انجام دهد و در رفع بحران به ياري سازمان خود بشتابد. در اين مقوله نيز مي توان به شايعاتي كه پيرامون سازمانها شكل مي گيرد و عملكرد يك سازمان را تحت تاثير قرار مي دهد مي توان اشاره كرد و امروزه نيز با رواج شبكه هاي اجتماعي شاهد انواع و اقسام شايعات و اخبار نه چندان دقيق از داخل شبكه هاي احتماعي در مورد سازمانها هستيم كه هركدام مي تواند با انگيزه اي خاص صورت پذيرد و مي توانيم بگوييم هرفرد با در دست داشتن يك گوشي هوشمند مي تواند خود را بعنوان يك رسانه فرض نموده و مطالبي را عليه يك سازمان منتشر نمايد و اينجاست كه سازمانهايي با روابط عمومي كارآمد از بحراني هايي كه مممكن است اينگونه خبر پراكني ها و شايعات ايجاد نمايند به راحتي و با سلامت عبور نموده و مانع از افت انگيزه و بازدهي كاركنان خود و در مجموع عدم تاثيرپذيري سازمان از اين موارد منفي شوند. روابط عمومي حلقه اتصال هرسازمان با مخاطبان خود چه در داخل سازمان اعم از كاركنان و غيره و چه در بيرون از سازمان اعم از رسانه ها و مشتريان و در مجموع آحاد جامعه است و اين حلقه اتصال اگر ضعيف و غيركارآمد باشد صدمات جبران ناپذيري در هردو حوزه داخل و خارج به سازمان وارد خواهد آورد و نمي تواند وجهه اي درست و قابل اعتماد و كارآمد از آن سازمان به نمايش بگذارد. مبحث مهم ديگري كه در روابط عمومي ها شايد كمتر به آن پرداخته مي شود، موضوع سنجش و تحقيق است كه خود جنبه هاي مختلفي را شامل مي شود؛ از سنجش اثرگذاري يك برنامه تبليغاتي اجرا شده تا رضايت سنجي از مشتريان و تحقيق در خصوص پيش بيني فعاليت ها و برنامه هاي آتي يك سازمان كه قرار است در آينده اجرا شوند و موارد متعدد ديگري كه جزو وظايف يك روابط عمومي كارآمد به شمار مي رود و همانطور كه قبلا هم اشاره شد اين تحقيقات به قدرت پيش بيني روابط عمومي ها و در مجموع كل سازمان كمك خواهد كرد و دورنمايي از آينده را خواهد داد كه تصميم گيري ها را آسانتر و ارزيابي نتايج را نيز ملموس تر خواهد نمود و اين وظيفه مهم يك كارشناس حرفه اي و يك مدير حرفه اي روابط عمومي است كه همواره در حال انجام تحقيق و سنجش باشد تا جواب بسياري از سوالات را از قبل آماده داشته باشد. همانطور كه در مباحث بالا بطور كلي و خلاصه اشاره شد، يك كارشناس يا يك مدير روابط عمومي مي بايستي همواره درحال تلاش و فعاليت براي شناسايي سازمان خود از تمام زوايا باشد تا بتواند به بهترين شكل آن سازمان را به مخاطب بشناساند در غير اينصورت زماني كه روابط عمومي در اين كار به خوبي عمل نكند لاجرم ديدگاه هاي مختلفي از يك سازمان براساس اطلاعاتي نادرست و ناكافي شكل خواهند گرفت و هركس از زوايه ديد خود نگاهي به سازمان خواهد داشت كه نتيجه آن عدم شفافيت، نداشتن وجهه مناسب نزد جامعه و تصويري مبهم از فعاليت سازمان خواهد بود كه اين كار منجر به هدر رفتن انرژي بسياري از سازمان خواهد شد كه چه بسا فعاليت هاي بسيار مثبت و موثري را انجام مي دهد اما همواره نزد جامعه به آن جايگاه واقعي و شناختي كه بايد از آن سازمان وجود داشته باشد نخواهد رسيد و اين به نوعي اتلاف كل انرژي يك سيستم است. در اين يادداشت سعي شد به طورخلاصه مجموعه اي از فعاليت هاي كلي يك روابط عمومي و تاثير آن را در يك سازمان اشاره شود چرا كه پرداختن به جزييات فعاليت روابط عمومي و كاركردها و اثرات آن همان طور كه گفته صحبت ها و مطالب بسياري گفته شده و هنوز هم پتانسيل فراواني براي آن وجود دارد تا مورد تحقيق و نگارش قرار بگيرد. اميد است كه همه كارشناسان و مديران محترم روابط عمومي با عشق و علاقه اي كه به شغل و حرفه خود خواهند داشت با تلاش و پشتكار مضاعف، نقش روابط عمومي را در سازمان خود به بهترين نحو، اجرا نمايند و همچنين نقش سازنده و اثرگذار روابط عمومي را عملاً به اثبات برسانند و جايگاه روابط عمومي را هرچه بيشتر تثبيت و ارتقا دهند.