شناسایی سیستم اتوماسیون اداری مناسب
سیستم اتوماسیون اداری به شما این امکان را می دهد تا سیستم توسعه یافته ای را در شرکت خود برای مدیریت، تجزیه و تحلیل داشته باشید. نرم افزار اتوماسیون اداری با مدیریت موثر تمامی مراحل کار شما از قبیل مدل سازی، بهینه سازی، کنترل و اجراسازی را بر عهده دارد. سیستم نرم افزار اداری با اقداماتی که انجام می دهد، شرکت را در راستای رسیدن به اهدافش یاری می رساند و همچنین می تواند با گردش کار در شرکت و اعمال تغییرات به راحتی سازگار شود.
هدف نهایی نرم افزار اتوماسیون اداری، بر طرف کردن اشتباهات انسانی و کم کردن میزان خطاها در محیط کار است. پیچیده ترین ابزار سیستم اتوماسیون اداری به صورت یکپارچه در آمده است تا ساخت و ساز، مدیریت، بهینه سازی و اجرای روندهای سخت را به آسانی انجام می دهد و تمامی امور شرکت را بهبود دهد و باعث پیشرفت در کار می شود.
نرم افزار اتوماسیون سازی اداری نه تنها نمودارها و نقشه های ذهنی را طراحی می کند، بلکه تمامی شرکت را مدیریت می کند. با سیستم نرم افزار اداری نتایج بهتری از کسب و کار خواهید گرفت و می توانید مشتریانتان را برای همیشه پیش خود نگه دارید.
نرم افزار اتوماسیون اداری، ناکارآمدی های پرسنل و اشتباهاتی که در اثر برقراری ارتباط به وجود می آید را، کاهش می دهد. برای دستیابی به تمامی مزایای سیستم اتوماسیون اداری، سازمان و شرکت ها باید به نرم افزار اتوماسیون اداری مسلط شوند.
سیستم اتوماسیون اداری به طور قابل ملاحظه ای عملکرد شرکت را بهبود می بخشد. همچنین باعث افزایش رضایتمندی پرسنل می شود. با نرم افزار اتوماسیون اداری کارهای پیچیده ی، صورت ساده تری به خود می گیرند. نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت بین عملیاتی دارد. یعنی می تواند با دیگر نرم افزارها ادغام شود و در پیش برد امور به کار بیاید. نرم افزار اتوماسیون اداری انقلابی در صنعت همکاری است و لازمه ی هر سازمانی است تا قدم در این عرصه از فناوری بگذارد.
سیستم اتوماسیون اداری چیست؟نرم افزار اتوماسیون اداری با هماهنگی، مدیریت و بهینه سازی امور شرکت به بهبود وضعیت آن می پردازد. نرم افزار اتوماسیون اداری مثل نقشه ای، امور هر روزه ی شرکت را در خود دارد. با حذف محدودیت ها و سختی ها و کنترل هزینه ها، تا جایی که امکان دارد روز به روز بهتر می توان امور را مدیریت کرد.
نرم افزار گردش کار امور روتین و منظمی که نفر به نفر باید انجام دهد را مشخص می سازد. سیستم اتوماسیون اداری علاوه بر مشخص کردن وظایف روزانه و منظم برای پرسنل، توانایی عملکردهای چرخه ای مثل مدل سازی، مدیریت و شبیه سازی را دارد. نرم افزار اتوماسیون اداری به طور کلی شامل مدل سازی و بهینه سازی، ادغام، مدیریت داشبورد می شود که توانایی مدیریت را برای کاربران نهایی افزایش می دهد.
شناسایی نرم افزار اتوماسیون اداری مناسبنرم افزار اتوماسیون اداری بر اساس فریم ورک (framework) و نوع هاست(host) طبقه بندی می شود.
بنابر نوع هاست دو نوع نرم افزار اتوماسیون اداری داریم:
نرم افزار اتوماسیون اداری فرضیمعمول ترین نوع آن نرم افزار یکپارچه راه حل است که در محیط اداری روی سرور پیاده سازی می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری خدماتی
این نوع نرم افزار روی سرور ابری پیاده سازی می شود.
سیستم اتوماسیون اداری بر اساس فریم ورکفریم ورک نرم افزار اتوماسیون اداری افقینرم افزار اتوماسیون اداری در انواع امور از ساخت و ساز گرفته تا طراحی نقش دارد. تمرکز بیشتر آن روی بخش های فنی امور اداری است.
فریم ورک نرم افزار اتوماسیون اداری عمودیاین نرم افزار برای امور هماهنگی ، استفاده از قالب ها ساخته شده تا به راحتی روی هاست پیاده سازی شود.
نرم افزار اتوماسیون همه جانبهاین نرم افزار برای امور همه جانبه ی اداری از طراحی نقشه، مدل سازی، ساده سازی گرفته تا جمع آوری اطلاعات به شکل نقشه و تجزیه و تحلیل، ادغام و چرخه ی مدیریت ساخته شده است.
طبقه بندی نرم افزار اتوماسیون سازی بر اساس نیاز ها نرم افزار اتوماسیون اداری اوپن سورسکدهای این دسته از نرم افزارها در دسترس است به همین دلیل به آن اوپن سورس گفته می شود.
نرم افزار اتوماسیون اداری اختصاصی رایگاناین دسته از نرم افزارها نسخه ی محدودی از نرم افزار اتوماسیون اداری کامل امور است.
نرم افزار اتوماسیون اداری اختصاصینسخه ی کامل خریداری شده ای است که در هاست ابری یا سرور مستقل مشتری قرار می گیرد.
14 مورد از ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداریبسیاری از ویژگی های نرم افزار اتوماسیون اداری، این نرم افزار را به نرم افزاری بهینه برای امور اداری و دستاورد های چشمگیر تبدیل کرده است. ویژگی های کلیدی که برای نرم افزار اتوماسیون اداری می توان برشمرد، شامل: مدل سازی، تولید فرم درگ اند دراپ(کشیدن و انداختن)، قابلیت نمایش روی موبایل، قابلیت پرقدرت مدیریت محتوا، قابلیت ادغام با دیگر نرم افزار ها، گزارش های مفهومی، تجزیه و تحلیل، قابل ارتقا، مدل سازی امور، بهینه سازی امور، ادغام هزینه ها، ویژگی اعلان خودکار، ساده سازی، مشخص کردن نقش های روزانه، ویجت های برنامه ریز، طراحی نقشه ی امور، جمع آوری اطلاعات و مدیریت و تحلیل آن، مدیریت واقعی زمان، مدیریت پروژه، مدیریت گردش کار، نقشه ی امور می شود.
1.ادغام با نرم افزار راه حل موجوداین نرم افزار قابلیت همکاری با دیگر نرم افزارها و سیستم ها را فراهم می کند. این ویژگی هم با هاست ابری و هم با نرم افزار فرضی سازگار است.
2.بهینه سازی امور ادارینرم افزار اتوماسیون اداری در سریع ترین زمان ممکن امور اداری که بازده بهتری دارند، بهینه می سازد.
3.تجزیه و تحلیل
نرم افزار اتوماسیون اداری قابلیت همکاری تجویزی دارد و می تواند با پیش بینی درباره ی عوامل کلیدی درون اداره تحلیل انجام دهد.
4.گزارش های مفهومیسیستم اتوماسیون اداری می تواند با ترکیب منطق و آمار گزارش های مفهومی درباره ی امور اداری ارائه کند.
5.ساده سازیبعد از مدل سازی امور اداری، می توانید با ویژگی ساده سازی، امور را ساده کنید تا مشخص شود چه اموری در انتظار هر پرسنل است.
6.مشخص کردن نقش های روزانهبا ساختار سازمانی سیستم اتوماسیون اداری، نقش هر پرسنل مشخص است حتی اگر در پایگاه داده دیگری این اطلاعات تعریف نشده باشند.
7.جمع آوری اطلاعات و مدیریت و تحلیل آنبا سیستم نرم افزار اداری هر پرسنلی لیستی از امور مهم را همراه با ساعت هشدار خواهد داشت.
8.طراحی نقشه ی اموراین ویژگی امکان ارائه ی ایده ها و امور در قالب نمودار، جدول و نقشه که ملموس تر است را می دهد.
9.ویجت های برنامه ریزامروزه، ادارات با اطلاعات بسیار زیادی سروکار دارند و با سیستم نرم افزار اداری توانایی جمع آوری اطلاعات، مدیریت و تحلیل اطلاعات در مقیاس بزرگ را خواهید داشت.
10.قابلیت نمایش روی موبایلنرم افزار اتوماسیون اداری باید قابل شخصی سازی باشد. باید بتوانید محیط نرم افزار را شخصی سازی کنید تا دسترسی مناسبی از نرم افزار برای پرسنل خود به روی موبایل ایجاد کنید.
11.مدیریت واقعی زمانمدیریت امور اداری با سیستم نرم افزار اداری در زمان واقعی انجام می شود و به همان اندازه ای که زمان صرف شده، بازدهی منطبق بر آن خواهد داشت.
12.مدیریت پروژهاین ویژگی باعث می شود پروژه ها را به آسانی مدیریت کنید.
13.مدیریت گردش کاریکی دیگر از مزایای سیستم اتوماسیون اداری، راه اندازی، ساده سازی و انجام گردش کارهای پیشرفته با ادغام ارتباطات بین پرسنل، سیستم ها و اطلاعات است.
14.تولید فرم درگ اند دراپ(کشیدن و انداختن)این نرم افزار امکان طراحی فرم ها و قالب های چشم نواز را حتی بدون نوشتن کد، می دهد.
مزایای نرم افزار اتوماسیون اداریبسیاری از ادارات برای امور از سیستم کاغذی به سیستم اتوماسیون اداری تغییر رویه داده اند تا در دنیای رقابت باقی بمانند. جدای از ویژگی های سیستم اتوماسیون اداری، ارزش اصلی این نرم افزار تاکید و تمرکزی است که روی بهینه سازی امور اداری دارد. سیستم اتوماسیون اداری از چند طریق بدون در نظر گرفتن چگونگی پیاده سازی آن، مزایای دارد که در ادامه آن ها را توضیح می دهیم.
بهتر شدن تولیدسیستم اتوماسیون اداری با حذف خودکار موارد اضافی در گردش کار به پرسنل این امکان را می دهد که وقت و انرژی خود را صرف امور تولیدی کنند. در نتیجه تولید افزایش خواهد داشت.
افزایش کارآیی و کاهش ریسک با سیستم اتوماسیون اداری می توانید توسعه، طراحی، اجرا و مدیریت امور اداری را بهتر پیش ببرید که در نتیجه کارآیی افزایش خواهد داشت.
رضایتمندی پرسنل
با سیستم اتوماسیون اداری کارهای تکراری به طور قابل ملاحظه ای کاهش می یابد. این باعث می شود تا پرسنل به وظایف روزانه رسیدگی کنند و از انجام امور تکراری بپرهیزند.
ادغام فناوری
سیستم اتوماسیون اداری پل ارتباطی میان کسب و کار و فناوری اطلاعات است. قابلیت نمایش به روی موبایل در این بخش جای می گیرد.
هزینهادغام نرم افزار اتوماسیون اداری راه حل باعث می شود سود بیشتری کسب کنید و ضرر ها را تا جایی که امکان پذیر است، کم کنید. افزایش سود و کاهش ضرر همگی با ساده سازی امور اداری، خودکار سازی امور تکراری، مدیریت معیارهای کلیدی و ساده سازی گردش کار انجام می گیرد.
بهبود روابط با مشتریسیستم اتوماسیون اداری محیطی خوب و با استفاده ی آسان را برای ارتباط با مشتری ایجاد می کند.
استفاده ی آسانانعطاف پذیری در استفاده ی آسان از نرم افزار اتوماسیون اداری باعث می شود امورپیچیده به اموری ملموس و قابل فهم تبدیل شود.
مزایای دیگری هم سیستم اتوماسیون دارد که شامل، بهبود حساب مدیریت، کاهش مصرف کاغذ، کاهش پرسنل که نیاز داشته باشند به مهارت جدیدی دست یابند، افزایش سرعت انجام امور، واضح و مشخص شدن استراتژی، نظم در امور روزانه، اطمینان از ماندن در صحنه ی رقابت و به حداقل رساندن ناکارآمدی ها می شود.
آخرین تغییرات نرم افزار اتوماسیون اداریتغییرات اخیری که در نرم افزار اتوماسیون اداری به وجود آمده، شامل موارد زیر می شود:
رباتی شدن اتوماسیون سازیفروشندگان نرم افزار اتوماسیون اداری از هوش مصنوعی بهره برداری می کنند و از یادگیری ماشین برای توسعه ی ربات ها استفاده می کنند. این دو مورد باعث می شود، دخالت انسان در استفاده ی روزانه از نرم افزار کاملا از بین برود.
اینترنتی شدننرم افزار اتوماسیون اداری در بخش فناوری برای خودکار سازی امور مختلف اداری نفوذ دارد.
دستیاران مجازیبیشتر فروشندگان ارتباط نفر به نفر در نرم افزار اتوماسیون اداری می گنجانند تا ارتباط بهتری با مشتری خود برقرار کنند.
ارزشمندی نرم افزار اتوماسیون اداریبا وجود این که نرم افزار اتوماسیون سازی ویژگی های بسیاری دارد و راه اندازی سیستم اتوماسیون باعث افزایش بازدهی در اداره می شود، اما هزینه هایی نیز دارد. این منابعی که در ادامه آورده ایم نرم افزارهای رایگان در دسترس هستند. نرم افزار اتوماسیون اداری اوپن سورس رایگان و نسخه ی محدود شده ی اختصاصی نرم افزار اتوماسیون اداری.
نرم افزار اتوماسیون اداری اوپن سورس رایگان می تواند انتخاب خوبی باشد، زیرا هنگامی که گروه توسعه دهندگان در اداره داشته باشید و بخواهید محصول جدید را امتحان کنید به راحتی با این انتخاب می توانید شخصی سازی های خود را روی آن پیاده سازی کنید. تنها هزینه ی آن برای شما، صرف زمان برای نصب و راه اندازی آن است.
نسخه ی محدود شده ی اختصاصی نرم افزار اتوماسیون اداری نیز روش خوبی است و می توانید قبل از سرمایه گذاری هنگفت، کارآیی آن را برای شرکت خود بسنجید. نسخه ی محدود شده ی رایگان از نسخه ی اختصاصی شده راحت تر قابل به روزرسانی است و تصمیم گیری شما را راحت تر می کند.
نسخه ی اختصاصی محدود شده ی رایگان نرم افزار اتوماسیون اداری نواقصی نیز دارد. تمام ویژگی هایی که در نسخه ی پولی وجود دارد، در این نسخه موجود نیست. ویژگی هایی مثل مدل سازی امور، ذخیره سازی، تعداد گزارشات، اطلاعات ، تعداد کاربران در این نسخه محدود شده اند. همچنین ممکن است نتوانید از خدمات پشتیبانی هم استفاده کنید.
انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسبموارد قابل توجهی که باید هنگام انتخاب نرم افزار باید آن ها را در نظر بگیرید، در زیر برای شما آورده شده است:
فروشندگان بالقوه ی نرم افزارنکته ی حائز اهمیت در خرید نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب بودن ویژگی های آن برای شماست. پرداخت هزینه ی اضافی بابت ویژگی هایی که حتی در حال حاضر یا در آینده مورد نیاز شما نخواهد بود، ضرر به حساب می آید و باید مراقب این نکته باشید.
بودجههنگام انتخاب نرم افزار تنها قیمت آن را در نظر نگیرید. باید هزینه هایی مثل آموزش و نصب و راه اندازی را نیز در نظر بگیرید. باید اطمینان یابید که نرم افزار با اهداف شما هماهنگ باشد.
برگشت سرمایهنکته ی قابل توجه دیگر تحقیق درباره ی بازگشت سرمایه با راه اندازی سیستم اتوماسیون اداری است. این اطلاعات به شما این امکان را می دهد که با دید بازتری تصمیم بگیرید.
قابل ارتقاءبرخی شرکت ها در تلاش اند تا کسب و کارشان را گسترش دهند و ترقی کنند. نکته ی قابل تامل در انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری مناسب، در نظر گرفتن قابلیت ارتقاء دهی نرم افزار اتوماسیون اداری است.
انتخاب هاستنرم افزار خریداری شده را می توانید در روی سرور شرکت ارائه دهنده ی نرم افزار یا روی هاست ابری پیاده سازی کنید. اگر تیم فنی در اداره را دارید، هاست فرضی گزینه ی خوبی می تواند برای شما باشد.
اهداف کسب و کارقبل از انتخاب نرم افزار اتوماسیون اداری، باید اهداف خود را برای به کار گیری این نرم افزار مشخص سازید.