نقش روابط عمومي در سامانه تصميم گيري سازمان

مهدي اركونتن - مهم ترين وظيفه و نقش اساسي روابط عمومي در سازمان ها و شركت هاي خصوصي و دولتي، مديريت ارتباطات راهبردي سازمان با ذينفعان است. بنابراين، نقش محوري روابط عمومي انجام بخشي از وظايف مديريت سازمان يا شركت، يعني عالي ترين مهارت و حرفه دنياي پيچيده امروز است. تأكيد بر اين نكته ضرورت دارد كه نقش هاي روابط عمومي تفكيك ناپذيرند و نمي توان حتي يكي از آن ها را از نظر دور كرد. نقش روابط عمومي در سامانه تصميم گيري سازمان به گزارش اكونا پرس، روابط عمومي پديده اي اجتماعي يا بهتراست گفته شود اجتماعي- سازماني در جوامع رو به پيشرفت است. هنگامي كه نهادها و سازمان هاي يك جامعه به شكلي مستقل، طبيعي و دروني رو به تحول و توسعه مي گذارند و ارتباطات اجتماعي به موازات اين پيشرفت ها توسعه مي يابد، سازمان ها و شركت هاي خصوصي و سپس دولتي به سيستمي ارتباطي نياز پيدا مي كنند تا به وسيله آن با افكارعمومي و همگان هاي جامعه توسعه يافته ارتباط برقرار كنند و مواضع خود را نسبت به كسب وكارها، منافع عمومي و نقش خود در فضاي انساني و اجتماعي، اعلام و شفاف كنند. روابط عمومي به خاطر اينكه واكنش و تدبيري ارتباطي در برابر بحران ارتباطات سازمان ها و شركت ها در يك جامعه متحول است، پديده اي اجتماعي- سازماني به شمار مي آيد. با ظهور وسايل ارتباطات جمعي يا توده اي و برداشته شدن محدوديت هاي مكاني و زماني در ارتباط ميان افراد و سازمان ها، لزوم بوجود آمدن سيستم ها و خرده سيستم هاي جديد ارتباطي به منظور برقراري ارتباطاتي جامع، هوشمندانه و اثربخش ميان شركت ها و سازمان ها با عموم مردم و همگان ها بيش از هروقت ديگر احساس مي شود. از سوي ديگر، يك تحول اساسي در عرصه فناوري باعث مي شود نه تنها سازمان ها و شركت ها به حرفه اي هاي ارتباطي و اطلاعاتي نيازمند باشند، بلكه نهادها و موسسات كلان ،دولت و ساير قواي جامعه نيز به متخصصان ارتباطات و اطلاعات نيازمند شوند و در اين ميان كارشناسان روابط عمومي در كنار استراتژيست هاي بازاريابي و طراحي محصول شركت به عناصراصلي رقابت و پيشرفت تبديل شوند. مهم ترين وظيفه و نقش اساسي روابط عمومي در سازمان ها و شركت هاي خصوصي و دولتي، مديريت ارتباطات راهبردي سازمان با ذينفعان است. بنابراين، نقش محوري روابط عمومي انجام بخشي از وظايف مديريت سازمان يا شركت، يعني عالي ترين مهارت و حرفه دنياي پيچيده امروز است. تأكيد بر اين نكته ضرورت دارد كه نقش هاي روابط عمومي تفكيك ناپذيرند و نمي توان حتي يكي از آن ها را از نظر دور كرد. مديريت را مي توان ايجاد و هدايت فرايندهاي به كارگيري كارآمد و اثربخش منابع سازماني شامل مالي، فناوري و انساني متكي به فرهنگ سازماني دانست كه با برنامه ريزي، سازماندهي، بسيج منابع و امكانات، راهبري انگيزشي، هدايت و كنترل و نظارت بر عملكرد افراد و واحدها مبتني بر هدف هاي معين همراه است. اين فرايند همچنين نيازمند انعطاف پذيري و انعكاس پذيري نسبت به تحولات محيطي است. نقش محوري فوق الذكر نقش هاي فرعي بسياري را براي مديران روابط عمومي تعيين مي كند. تقسيم كار، ايجاد انگيزش، به كارگيري بهينه منابع، سيستم سازي، ترسيم سير پيشرفت كار كاركنان، هماهنگي عناصر اجرايي، پشتيباني و نظارتي و ده ها كار و فعاليت مهم ديگر به اين نقش هاي فرعي جامه عمل مي پوشانند. هيچ يك از اين امور ساده و سطحي و كم اهميت نيستند، بلكه جملگي نيازمند هوشمندي، تخصص، مهارت، تجربه و حساسيت و پيگيري كافي هستند. در واقع، تفاوت شركت ها و سازمان از نظر كيفيت محصول و توانمندي حرفه اي به نحوه انجام اين امور بستگي دارد. نقش اساسي ديگر روابط عمومي، تصميم سازي و مساعدت به تصميم گيري مديران سازمان است كه به حوزه مديريت مربوط است و بنا به قولي روابط عمومي را در #سامانه_مديريتي نقش آفريني مي كند. بنابراين، لازمه تصميم سازي ايجاد سامانه اطلاعات مديريت به منظور هدايت جريان اطلاعات درون و بيرون سازمان است. اين سامانه جرياني از اطلاعات به روزشونده از جريان كار، مناسبات اداري و توليدي و نحوه همكاري و همدلي و هم افزايي واحدها و افراد و سمت هاي سازماني را نشان مي دهد. تصميم سازي علاوه بر سامانه هاي روزآمد فناوري هاي نوين، نيازمند ساختاري از سرمايه هاي انساني با استعداد، با انگيزه و مسلط بر علوم ارتباطات و صاحب انديشه و آشنا با تئوري هاي ارتباط جمعي است. اين منابع عظيم سازمان بدون ترديد محوري ترين عنصر آن به شمارمي آيند و مي توانند با تحليل محيط و شرايط متغيير، تصميم گيران را به سوي اتخاذ تصميمات درست و راهبردي راهنمايي و اهداف آن را محقق كنند. روابط عمومي با استفاده از فناوري ارتباطات و جريان اطلاعات به روز، جامع، كامل، سودمند، آني، باعث شكل گيري معلومات و دانش سازماني شده و مديران شركت را به تصميم گيري نتيجه بخش سوق مي دهد. اين واحد محوري سازمان، نه تنها به مديران و تصميم گيران اطلاعات و معلومات مرتبط با مشتريان ارايه مي دهد، بلكه باعث آگاهي هاي عمومي و تخصصي كارشناسان، مديران مياني و كليه كاركنان شده و نقش و سهم آن ها را در تحقق اهداف و پيشبرد امور پر رنگ كرده و ارتقا مي دهند. روابط عمومي براي ايفاي اين نقش نيازمند اشراف به فرايند و نحوه تصميم گيري است و بايد با تعيين معيارهاي تصميم گيري، رويه ها، اهميت، اولويت، نحوه اجرا، پيش بيني مشكلات، يافتن راه حل ها، رويدادهاي غيرمترقبه، عوامل دروني و بيروني مداخله گر، نحوه ارزيابي راه حل ها و تشخيص پيامدهاي تصميم اجرا شده و تثبيت آن ها آشنا باشد.